全日本空輸株式会社様SmartDiscussionを導入し、役員会議の完全ペーパーレス化を実現
業務プロセス改革室 イノベーション推進部 業務イノベーションチーム 村井 貴彦 様
導入までの経緯
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当社では、全役員にiPadを導入し、日々のメール確認やその他日常業務 を実施するなど、iPadを活用した業務効率化を促進していますが、役員会 議運営についても、資料をiPadで閲覧するペーパーレス化を図っていまし た。しかしながら、当時の会議システムは、会議中に発表者の説明資料や メモ書きを参加者に同期表示する機能が備わっておらず、会議中の効率的 な資料共有が難しいため、紙資料も併用して会議を行っていました。 そこで、iPadを使った役員会議運営のペーパーレス化を実現するために、 会議システムの導入を検討することにしました。 |
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SmartDiscussion導入のポイント
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複数製品が選定候補に挙がりましたが、SmartDiscussionは、発表者の様々な操作を参加者に同期できたり、発表者と参加者の任意画面
を表示できる2画面機能を有しているなど、充実した会議機能を有している点、また、役員会議という重要資料を取り扱うに適した高度な
セキュリティ対策に優位性がありました。 また、シンプルな操作性も確保しており、会議に参加する役員がiPad操作に気を取られることなく議論に専念できる点もSmartDiscussion を選んだ大きな選定ポイントでした。 その他、移動中や外出先など、場所を問わずiPadから資料の閲覧が可能な点や、大量文書から特定キーワードを含む横断的な検索ができる 高度な検索機能が備わっている点など、会議以外のシーンでも効果的にiPadを活用できるため、当社だけでなく、ANAグループ各社への展 開も期待できると判断し導入を決めました。 検討からシステム利用開始まで非常にタイトなスケジュールでしたが、営業訪問から注文後の環境構築まで、迅速な対応をいただけた点も 大変助かりました。 |
| 〜 会議中の2画面機能 〜 |
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・発表者のあらゆる操作を参加者iPadに 同期表示 ・発表者の説明資料を表示しながら任意 資料も閲覧できる２画面表示機能 |
| 〜 超高速PDF横断検索 〜 |
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会議室内にある全てのPDFコンテンツを 検索し、指定したキーワードを含む文書 を抽出する機能。 数百の大量ファイルの中から目的の文書を、 わずか数秒で探し出すことができます。 |
導入後の効果について
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SmartDiscussionの導入から約10ヵ月経ちますが、役員会議だけでなく、会議前後の関係者への情報共有など、役員会議に付帯する その他の会議でもペーパーレス化を実現できました。 会議では直感的な操作で発表者の資料を参加者の手元で同期表示できますので、役員からもSmartDiscussionは使い易いと評価をもらって います。また、完全ペーパーレス化になったことで、印刷コストの削減として年間約450万円、資料の印刷および資料の保管・廃棄に関わ るスタッフの作業時間の削減として年間約500時間の削減効果も得られる見込みとなっており、SmartDiscussionの導入がiPadを活用した 働き方改革に大いに寄与しています。 |
今後の展開について
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iPadの有効活用は、SmartDiscussionの活用もあり一定の効果を 得ることができました。ANAグループ内でSmartDiscussionを導入する 会社が出てくるなど、グループ内でも同製品が導入されつつあります。 今後はANAだけでなく、ANAグループ各社でもSmartDiscussionの 活用の場を広げていきたいと考えています。 |
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2019年3月
SmartDiscussion評価環境導入
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